党委学生工作部关于做好2023届毕业生档案整理转递工作的通知

各毕业生培养单位：

根据2023届毕业生毕业教育和离校工作安排，为保证我校毕业生档案及时、有序、准确转递，现将有关事项通知如下：

一、收集和确认收档信息

请毕业生准确填报并及时更新档案去向，确保毕业生档案及时、准确转递。

1、请毕业生及时登录“广东大学生就业创业”小程序，点击“初始档案信息”，查看平台根据生源地信息生成的初始档案去向信息。

2、毕业生落实毕业去向后，如档案去向信息发生变化，请凭聘用录用函、调档函、就业协议书或者在职定向委培协议书等证明在生源地信息的基础上修改“初始档案信息”，并在附件处上传调档凭据，生成新的档案去向信息。

3、如后续需再次更改，请在“变更档案去向”模块更新调档信息。

4、6月底，学院从省厅系统导出完整的毕业生档案去向信息，经毕业生确认后，报学校学生档案室。

二、学院整档预约

6月29日到7月13日为各培养单位到学生档案室整理档案的时间。因场地有限，请各培养单位于6月25日前点击附件1进行预约登记。学生档案室将根据预约登记情况统筹安排并在工作群公布整档排期。

二、收集归档材料

请各培养单位将每位毕业生的应归档材料收集齐全完整，准确填写《研究生/本科生毕业档案归档清单》，由负责学生工作的领导签字，加盖单位公章，随学生档案提交学生档案室。归档清单的电子版和纸质版材料请各培养单位自行妥善保存，以备查阅。

四、档案跟踪

档案转出后，毕业生可进入广东大学生就业创业小程序“档案转递查询”模块查看档案转递和接收状态。中国邮政仅保留一年的转递记录。

五、工作要求

1、归档的材料必须是办理完毕的正式材料，要求完整、齐全、真实，文字清楚，有承办单位或个人署名及日期。手续必须完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章后归档。

2、请各培养单位认真检查毕业生档案中的材料内容，并与档案清单内容一一对照。在归档过程中，要做到认真细致，有条不紊，不要出现错装漏装现象。

3、为了提高毕业生档案整理和转递效率，请各培养单位负责老师配合提前打印好档案去向地址条和三联单，地址条请确认完整准确，三联单骑缝处和落款处加盖院系公章。

党委学生工作部

2023年5月29日

（联系方式：学生档案室，电话：020-39332241，邮箱：xsda@mail.sysu.edu.cn）